Esistono tre tipi di utenti che non richiedono una licenza a pagamento:

1. Visualizza solo utenti —Questi utenti sono in genere supervisori che accedono raramente per visualizzare un'istantanea delle attività di manutenzione. Possono anche inviare richieste di lavoro ed eseguire report.
2. Utenti richiedenti —Questi utenti possono solo inviare richieste di lavoro e visualizzarne lo stato. Non possono visualizzare ordini di lavoro, risorse, componenti o altri dati memorizzati nel CMMS.
3. Utenti terzi —Questi utenti sono in genere fornitori e appaltatori. Non possono accedere al sistema. Possono solo inviare aggiornamenti a uno specifico ordine di lavoro a cui sono associati tramite un link pubblico.

Esistono tre tipi di utenti che richiedono una licenza a pagamento:

1. Utenti amministratori — Questi utenti hanno la possibilità di aggiungere altri utenti all'account, accettare o rifiutare richieste di lavoro e modificare i dettagli degli ordini di lavoro. Sono gli utenti che controllano l'account. È possibile avere più amministratori per account.
2. Utenti tecnici — Questi utenti sono in genere tecnici che chiudono gli ordini di lavoro sul campo. Possono modificare gli ordini di lavoro che creano, ma non altri ordini di lavoro. Possono aggiungere immagini e aggiornamenti di stato agli ordini di lavoro e crearne di nuovi.
3. Utenti tecnici limitati Questi utenti hanno gli stessi privilegi dell'utente tecnico. L'unica eccezione è che possono visualizzare solo gli ordini di lavoro assegnati a loro, non gli altri utenti tecnici dell'account.