Er zijn drie gebruikerstypen die geen betaalde licentie nodig hebben:

1. Gebruikers met alleen-leestoegang —Deze gebruikers zijn doorgaans supervisors die slechts af en toe inloggen om een overzicht van de onderhoudsactiviteiten te bekijken. Ze kunnen ook werkverzoeken indienen en rapporten genereren.
2. Aanvragers Gebruikers —Deze gebruikers kunnen alleen werkverzoeken indienen en de status van die verzoeken bekijken. Ze kunnen geen werkorders, activa, onderdelen of andere gegevens die in het CMMS zijn opgeslagen, inzien.
3. Gebruikers van derden —Deze gebruikers zijn doorgaans leveranciers en aannemers. Ze kunnen niet rechtstreeks inloggen op het systeem. Ze kunnen alleen updates indienen voor een specifieke werkorder waaraan ze zijn gekoppeld via een openbare link.

Er zijn drie gebruikerstypen waarvoor een betaalde licentie vereist is:

1. Beheerders — Deze gebruikers kunnen anderen aan het account toevoegen, werkverzoeken accepteren of afwijzen en details van werkorders bewerken. Zij zijn de gebruikers die het account beheren. Je kunt meerdere beheerders per account hebben.
2. Technische gebruikers — Deze gebruikers zijn doorgaans technici die werkorders in het veld afronden. Ze kunnen werkorders die ze zelf hebben aangemaakt bewerken, maar niet die van anderen. Ze kunnen foto's en statusupdates aan werkorders toevoegen en nieuwe werkorders aanmaken.
3. Beperkt aantal technische gebruikers Deze gebruikers hebben dezelfde rechten als de technische gebruiker. Het enige verschil is dat ze alleen de aan hen toegewezen werkorders kunnen zien, en niet die van andere technische gebruikers op het account.